(一)管理機構(gòu)的設(shè)立與人員的培訓(xùn)

機構(gòu)的設(shè)置應(yīng)根據(jù)委托物業(yè)的用途、面積、管理深度、管理方式等確定；人員的配備除考慮管理人員的選派外，還要考慮操作層(維修養(yǎng)護、保安、清潔、綠化等人員)的招聘。依據(jù)職責分別進行培訓(xùn)。

(二)規(guī)章制度的制定

必要的規(guī)章制度：管理機構(gòu)的職責范圍；各類人員的崗位責任制；物業(yè)各區(qū)域內(nèi)管理規(guī)定；用戶(住戶)手冊等。
(三)物業(yè)的驗收與接管
物業(yè)的驗收是依照國家建設(shè)部及省市有關(guān)工程驗收的技術(shù)規(guī)范與質(zhì)量標準對已建成的物業(yè)進行檢驗，它是直接關(guān)系到今后物業(yè)管理工作能否正常開展的一個重要環(huán)節(jié)。物業(yè)接管是房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)向接受委托的物業(yè)管理公司移交物業(yè)的過程，移交應(yīng)辦理書面移交手續(xù)。開發(fā)企業(yè)還應(yīng)向管理單位移交整套圖紙資料，以方便今后的物業(yè)管理和維修養(yǎng)護。在物業(yè)保修其問，接受委托的物業(yè)管理公司還應(yīng)與房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)簽訂保修實施合同，明確保修項目、內(nèi)容、進度、原則、責任與方式。

(四)進戶管理

進戶，是指業(yè)主、使用人正式進住使用物業(yè)，俗稱"入伙"。商品房購房業(yè)主或承租使用人的進戶程序一般為：
1．發(fā)入伙通知書
在物業(yè)正式使用條件全部具備后向業(yè)主或使用人發(fā)出入住書面通知書。
2．帶業(yè)主或使用人實地驗收物業(yè)，著重勘驗
(1)房建質(zhì)量；
(2)設(shè)備質(zhì)量，運轉(zhuǎn)情況；
(3)房型、裝修、設(shè)施配備等是否與合同相符；
(4)外部環(huán)境狀況及影響。
3·約定代為裝修、添置或更換自用設(shè)備或設(shè)施等事宜即各種 事宜
4．簽訂《物業(yè)使用公約》
主要內(nèi)容包括：在分清白用與公用部位、設(shè)備、設(shè)施的前提下確定雙方享有的權(quán)利和應(yīng)盡的義務(wù)，物業(yè)正常使用的行為規(guī)范及相應(yīng)的違約責任。
5．要求業(yè)主或使用人如實填寫登記卡
內(nèi)容包括：業(yè)主或使用人的名稱、通訊聯(lián)絡(luò)方式、所占用物業(yè)的編號、設(shè)備、設(shè)施及泊車位分配等內(nèi)容。屬于非居住性質(zhì)的物業(yè)還需登記營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營范圍、職工人數(shù)、出行、用餐等相關(guān)情況，便于物業(yè)管理與服務(wù)。
6．向業(yè)主或使用人發(fā)放《用戶手冊》
使他們了解物業(yè)概況，各項管理制度，如車輛停放管理，裝修搬遷管理，物業(yè)保修的責任范圍、標準、期限等等方面的規(guī)定，以及樓層權(quán)力歸屬、公用設(shè)施設(shè)備的合理使用等，以便正確把握自己的行為。
7．預(yù)收物業(yè)管理費或租金
物業(yè)管理公司根據(jù)有關(guān)規(guī)定或雙方約定向業(yè)主或使用人預(yù)收物業(yè)管理費或租金。
8．向業(yè)主或使用人提供辦事指引
即向業(yè)主、使用人全面介紹物業(yè)管理區(qū)域和社區(qū)相關(guān)部門的辦事指南，使他們能及時辦理相關(guān)手續(xù)。
9．業(yè)主、使用人簽約領(lǐng)匙，完成進戶程序

(五)裝修搬遷管理

為了搞好裝修搬遷管理，必須做好以下幾點工作：
1．大力宣傳裝修規(guī)定
規(guī)定主要包括以下幾方面：
(1)裝修不得損壞房屋承重結(jié)構(gòu)，破壞建筑物外墻面貌；
(2)不得擅自占用公用部位、移動或損壞公用設(shè)施和設(shè)備；
(3)不得排放有毒、有害物質(zhì)和噪聲超標；
(4)不得隨地亂扔建筑垃圾；
(5)遵守用火用電規(guī)定，履行防火職責；
(6)因裝修而造成他人或公用部位、設(shè)備或設(shè)施損壞的，責任人負責修復(fù)或賠償。
2．加強裝修監(jiān)督管理
審核裝修設(shè)計圖紙，派人巡視施工現(xiàn)場，發(fā)現(xiàn)違約行為及時勸阻并督促其改正。
3．積極參與室內(nèi)裝修
4．合理安排搬遷時間

(六)檔案資料的建立

檔案資料包括兩種：業(yè)主或使用人的資料和物業(yè)資料。
業(yè)主或使用人資料：業(yè)主使用人姓名、進戶人員情況、聯(lián)系電話或地址、各項費用的繳交情況、房屋的裝修等情況。
物業(yè)資料：主要包括物業(yè)的各種設(shè)計和竣工圖紙，位置、編號等。
檔案資料的建立主要應(yīng)抓收集、整理、歸檔、利用四個環(huán)節(jié)。收集的關(guān)鍵是盡可能完整。整理的是去偽存真，留下物業(yè)管理有用的資料。歸檔就是按照資料本身的內(nèi)在規(guī)律、聯(lián)系進行科學(xué)的分類與保存。

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