1、目 的：規(guī)范業(yè)戶檔案的保管與跟蹤工作。

2、適用范圍：適用于物業(yè)公司業(yè)戶檔案的保管與跟蹤工作。

3、職 責：客戶服務經(jīng)理負責監(jiān)控業(yè)戶檔案保管與跟蹤工作。

物業(yè)主任/主管負責依照本規(guī)程具體實施業(yè)戶檔案的保管與跟蹤。

4、程序要點

4．1 業(yè)戶檔案內(nèi)容，分為三大部分：分別為樓宇的基本資料、樓宇的裝修資料和樓宇的其它資料。

4．2 檔案夾的制作：

4．2．1根據(jù)檔案夾的規(guī)格準備相應有檔案標簽紙。

4．2．2 在檔案標貼紙上原本印出標準字體的檔案類別名稱。

4．2．3 將制作好的檔案標貼在檔案盒（夾）在側(cè)立面距頂部3CM位置上，并排列在檔案柜中。找房地產(chǎn)資料 到中國地產(chǎn)商 www.zgdcs.com

4．3 業(yè)戶檔案的制作：

4．3．1 準備適量的26CM×34CM左右尺寸的檔案袋。

4．3．2 將寫在“樓層號、房號”的標貼紙貼在檔案封面上。

4．4 將業(yè)戶的有關(guān)資料存放在相應的檔案內(nèi)。

4．5 將業(yè)戶的檔案袋樓層號、房間號的先后順序排列在檔案盒（夾）內(nèi)。

4．6 按檔案盒（夾）內(nèi)的各業(yè)戶的檔案排列順序?qū)n案有關(guān)內(nèi)容登記在《業(yè)戶檔案目錄》內(nèi)，內(nèi)容包括：業(yè)戶姓名、地址、收樓時間、面積等欄目。

4．7 業(yè)戶檔案的跟蹤

4．7．1 當發(fā)生一列情況變化時，臺接待員（檔案員）應將變化情況記錄在業(yè)戶檔案中；

a）通訊電話聯(lián)絡(luò)方式發(fā)生變化時；

b）業(yè)戶發(fā)生更替時；

4. 8 業(yè)戶檔案屬絕密檔案，特殊情況如需查閱須報部門經(jīng)理批準，經(jīng)前臺接待員

（檔案員）辦理登記手續(xù)方可查閱。

4．9 業(yè)戶檔案應恒久保存。

4．10 具備電腦辦公系統(tǒng)的可以將各業(yè)戶資料輸入電腦進行管理。

4．11 本規(guī)程執(zhí)行情況作為客戶服務檔案員績效考評的依據(jù)之一。

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